Fatura Otomasyonunun ROI’si: 6 Ayda Maliyet Azaltımı Örneği
Finans departmanlarının zaman ve kaynaklarını en çok tüketen operasyonların başında, şüphesiz manuel fatura yönetimi gelir. Veri girişi, onay takibi, arşivleme ve ödeme süreçleri, yalnızca operasyonel bir yük olmakla kalmaz, aynı zamanda ciddi maliyetleri ve riskleri de beraberinde getirir. Peki, bu süreci otomatize etmenin yatırım getirisini (ROI) somut olarak nasıl hesaplayabilir ve 6 ay gibi kısa bir sürede nasıl tasarruf sağlayabilirsiniz?
Bu rehberde, CFO’lar ve finans yöneticileri için fatura otomasyonunun ROI'sini adım adım nasıl hesaplayacağınızı gösterecek ve Quibas ile bu dönüşümün ne kadar hızlı sonuç verdiğini gerçekçi bir örnek üzerinden anlatacağız.
Gizli Maliyetler: Manuel Fatura Süreçlerinin Gerçek Bedeli
Fatura otomasyonunun değerini anlamak için önce mevcut sistemin maliyetini doğru tespit etmek gerekir. Bu maliyetler genellikle üç ana başlıkta toplanır:
- Doğrudan İşgücü Maliyeti (FTE): Bir çalışanın faturayı alması, verileri sisteme girmesi, ilgili departmana onaya göndermesi, onayları takip etmesi, ödemeyi planlaması ve son olarak faturayı arşivlemesi ne kadar zaman alıyor? Araştırmalar, tek bir faturanın manuel olarak işlenmesinin maliyetinin, karmaşıklığına bağlı olarak bir çalışanın zamanına veya FTE (tam zamanlı eşdeğer) bazında ifade edilebilecek bir yük oluşturduğunu gösteriyor.
- Hata ve Gecikme Maliyetleri: Manuel veri girişi, insan hatasına her zaman açıktır. Yanlış girilen bir tutar, mükerrer ödeme veya gözden kaçan bir son ödeme tarihi, şirketinize doğrudan finansal kayıp olarak yansır. Gecikme cezaları ve kaçırılan erken ödeme indirimleri de bu kalemin önemli bir parçasıdır.
- Fırsat Maliyeti: Finans ekibiniz, zamanının büyük bir kısmını veri girmek ve onay beklemekle harcadığında, katma değeri yüksek stratejik görevlere odaklanamaz. Finansal analiz, bütçe optimizasyonu ve nakit akışı yönetimi gibi kritik konular arka planda kalır.
ROI Hesaplama Yöntemi: Varsayımsal Bir Şirket Üzerinden Analiz
Yatırım getirisini hesaplamak için somut bir örnek üzerinden gidelim.
Örnek Şirket Profili:
- Sektör: Orta ölçekli bir üretim şirketi
- Aylık Fatura Hacmi: 2.000 adet
- İlgili Personel (FTE): 2 tam zamanlı muhasebe uzmanı, zamanlarının %50'sini fatura işlemlerine ayırıyor.
- Ortalama Hata Oranı: Faturaların %1.5'inde mükerrer ödeme veya gecikme cezası gibi maliyetli hatalar yaşanıyor.
Hesaplama:
İşgücü Tasarrufu: Otomasyon ile bu 2 uzmanın fatura işlemlerine ayırdığı süre %80 oranında azalır. Bu, 1 FTE’nin neredeyse %40'ına denk gelen bir verimlilik artışı demektir. Çalışanlar artık stratejik finansal analizlere odaklanabilir.
Hata Azaltımı: Otomatik veri okuma (OCR) ve sistem kontrolleri sayesinde hata oranı %0.1'in altına düşer. Bu, aylık ortalama 30 hatalı faturanın getirdiği mali yükün neredeyse tamamen ortadan kalkması anlamına gelir.
Erken Ödeme İndirimleri: Onay süreçleri günlerden saatlere indiği için, tedarikçilerin sunduğu %1-2'lik erken ödeme indirimlerinden kolayca faydalanılabilir.
Bu basit hesaplama bile, otomasyonun sadece bir maliyet değil, net bir kâr merkezi olduğunu ortaya koyar.
Örnek Vaka: Quibas ile 6 Aylık Dönüşüm Hikayesi
Yukarıdaki örnek şirket, Quibas'ın Fatura Yönetimi Çözümü ile manuel süreçlerini otomatize etmeye karar verdi. İşte ilk 6 ayda elde edilen somut sonuçlar:
- 1. ve 2. Ay (Uygulama ve Entegrasyon): Quibas platformu, şirketin mevcut ERP sistemiyle hızla entegre edildi. Tedarikçilerden gelen e-Faturalar ve taranmış fiziki faturalar otomatik olarak sisteme akmaya başladı. Onay akışları ve kurallar tanımlandı.
- 3. Ay (Verimlilik Artışı): Fatura işleme süresi fatura başına ortalama 15 dakikadan 3 dakikaya düştü. Finans ekibi, artık yalnızca sistemin işaret ettiği istisnaları kontrol ediyordu. Bu, %80 oranında zaman tasarrufu sağladı.
- 4. Ay (Finansal Kontrol): Mükerrer fatura kontrolleri ve otomatik son ödeme tarihi uyarıları sayesinde, hatalı ve gecikmiş ödemeler tamamen ortadan kalktı. Şirket, bu ay ilk defa önemli bir tedarikçisinden erken ödeme indiriminden faydalandı.
- 5. ve 6. Ay (Stratejik Değer ve Raporlama): Finans ekibi, kazandığı zamanı tedarikçi harcama analizi ve bütçe raporlaması için kullanmaya başladı. Yönetim, gerçek zamanlı verilerle daha sağlıklı kararlar alabiliyordu. 6. ayın sonunda yapılan ROI analizinde, yatırımın kendini 8 ay gibi kısa bir sürede amorti edeceği ve yıllık bazda %250'nin üzerinde bir getiri sağlayacağı öngörüldü.
Hızlı Kazanımlar ve Uygulamaya Yönelik İpuçları
Fatura otomasyonu projesine başlarken başarıyı garantilemek için şu adımları izleyebilirsiniz:
- Küçük Başlayın, Hızlı Büyüyün: Projeyi tek bir departman veya belirli bir tedarikçi grubuyla pilot olarak başlatın. Hızlı bir başarı hikayesi, projenin tüm şirkete yayılmasını kolaylaştırır.
- Süreçlerinizi Gözden Geçirin: Teknolojiyi mevcut verimsiz süreçlerin üzerine kurmak yerine, otomasyonla birlikte süreçlerinizi de optimize etme fırsatını kullanın.
- Entegrasyon Yeteneklerini Önceliklendirin: Seçeceğiniz çözümün mevcut ERP veya muhasebe yazılımınızla sorunsuz entegre olabildiğinden emin olun. Bu, veri tutarlılığı için kritiktir.
- Tedarikçilerinizi Sürece Dahil Edin: Tedarikçilerinizi dijital fatura göndermeye teşvik ederek verimliliği en üst düzeye çıkarın.
- Kendi Yatırım Getirinizi Hesaplayın: Ücretsiz ROI Hesaplama ve Demo